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会议出错,肯定是彩排没做好,彩排要注意6个细节

时间:2024-03-27 17:03:02来源:本站 作者:三亚智上会展 点击:63

1.为什么要彩排?

别不当个问题,确实有心大的客户不止一次这么问过我。再简单的会议,开始前至少要有2次的彩排。

为了会议能够顺利流畅地进行,我们需要提前对现场屏幕、灯光、音响等使用设备进行测试;对会议资料内容进行无误确认;对现场流程时间尽可能的把控;对人员职能达到精准配合。

春晚:提前半年就开始准备,提前一个月开始到正式开演前一般4-5次彩排。

奥运会:以2008北京奥运会为例,提前一年半完成框架,提前一年初步彩排,彩排了12个月。


2.彩排要准备些什么?

会场总控:也可称为现场导演,是整个会议现场的大管家,负责把控会场每一个环节。需要有现场执行经验、协调能力出众的人选。

技术人员:一般是控台人员,有屏幕、灯光、音控、导播、网络直播等工作人员。

执行人员:场务、礼仪、翻译、摄影摄像、道具、场地方人员等。

确认的会议流程、屏幕串场背景、音频文件、视频文件、演讲课件、讲者资料(如需要)、仪式道具(如需要)、主持稿、嘉宾讲话稿、座位安排表、席卡桌签等。


3.会议彩排要注意6个方面

01.预留时间

无论会场搭建什么时候结束,请一定预留相应的彩排时间,哪怕会议再简单。


02.提前准备

一定是在彩排前,把所有需要的现场资料提前准备好,不要遗漏、不要等待, 一切是为了更高效的完成验收工作。


03.技术流程

先走技术流程,把相应的图文、音频、视频、环节串起来多走几遍, 让技术人员熟悉议程。

嘉宾的PPT-定要完整地走几遍,尤其是PPT里有视频的,要考虑到现场是否能播放出来。

有的PPT在大屏.上投出来,一行文字有不同的字体,十分诡异,那一定是控台的电脑没有嘉宾电脑用的那种字体。出现这个情况,一定是没有好好彩排。


04.错别字和知识产权

屏幕背景图文最容易出现错别字或漏项,特别是姓名、职务、单位、标点符号、英文,请板复核对。会场和会议资料用到的字体、音颜、视频,要确保没有知识产权纠纷。


05.候场准备

这里所说的候场准备一般是指下一环节.上台嘉宾或仪式道具,清楚知道嘉宾座位在哪里,便于现场执行时观察嘉是否到位。留出道具和人的上下台位置和区域,不要造成上下台拥堵,保证流程顺畅。


06.尊重他人

守时很重要。虽然会务工作难免有很多事项需现场等待确认,会耽误-些时间,但尽可能保障对客户、对团队、对执行的时间承诺。个人会习惯性的称呼现场各岗位人员为老师(灯光老师、摄像老师..) ,互相尊重,事半功倍。


4.总结

会议彩排并不复杂,难的是把控细节。对于时间的控制,对于 执行的严谨, 都是靠经验累积起来的。别把彩排不当回事,彩排才是最重要的演出。个人的宗旨是:早准备早彩排,早彩排早下班,早下班早休息,早休息早上会。那彩排了,现场还出事,谁的错?

嘿嘿,这个真需要在会议开始前去烧香了。

转载来源:会展BEN 



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